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别番茄工作法了,过来吃个三明治

发表时间:2015-11-08  热度:

周一早上来到办公室,你打开电脑上的微信、QQ、微博,开始回复邮件、跟进项目,还有个窗口是刚更新的网络小说,你在这些窗口来回切换,不亦乐乎,你觉得自己已经是这个世界上最珍惜时间的人。一心真的可以掰成两半用吗?你所向往的多线程多任务高效工作的关键点在哪?


工作模式:串行VS并行
「多线程」这个计算机术语常被借用来形容人们的日常工作和生活状态。但从认知心理学的角度来看,严格来讲并发处理式的多线程工作对人来讲是较难实现的。因为在任一个瞬间,人只能有一个「注意焦点」,这个注意焦点会牵引人的认知加工资源。有时候你以为自己在同时处理两件不同的工作,其实是发生了注意转移的结果,即注意焦点从一个对象快速地转移到另一个对象上,然后再快速地切换回来,如此往复。

微观一点看仍旧是串行而非并行的过程。当然有一种例外是,有些很熟练的动作,可以自动化地、只占用很少注意资源的条件下运行,这时并行处理才是可能的,比如一边在跑步机上跑步一边看电视,跑步的动作是自动化进行的,注意的焦点放到电视上就可以了。但只要这些自动化操作变得稍微复杂一点或更有挑战一点,那么并行处理就不可能了。


多任务工作的技巧:找准中断点

实际上,很多人关心的「多线程」并非这种秒级、毫秒级的「多线程」,而是指在一个更长的时间尺度下(比如几个小时、一天或几周),会同时担负几个不同方面的工作,完成不同类型的任务,这个过程中就需要进行「任务切换」。「任务切换(task switching)」也可以算认知心理学中的一个经典课题了。心理学家早就发现,当你从任务 A 切换到任务 B 后,执行任务B的绩效要明显比非任务切换条件下执行 B 的绩效差,这个差异称为「切换成本(switching cost)」。

切换成本的形成原因主要有两种,一是任务 A 留下的认知惯性,也就是我之前已经习惯了任务A的认知情境、反应方式,这个惯性会对完成任务B造成干扰,二是做 B 的时候需要对 B 进行认知重构,重新回忆起 B 的相关背景和信息,这个重构也需要时间,而且可能不完整。



可现实就是这样,虽然这种需要任务切换的「多线程」会导致效率低效,但我们往往没有选择:一个任务做到一半被打断,然后去做另一个任务,然后又被打断,又去做另一个……这里有个关键事实是:如果你是在非常投入和忘我的思考时被打断,那么你的「成本」会很大,相反,如果你只是在做抄写文档这种不动脑子的活,那么即便是频繁的中断也不会对你造成太大的影响。所以,如果你能选择好合适的中断点,中断就并不可怕,切换的成本也可以降到最低,所以说多任务工作的技巧可以理解为对中断点进行管理和控制的技巧。


三明治工作法:先搞定「核心思考区间」

这个技巧的关键是,对欲完成任务进行合理地分解,区分出「容忍中断」的部分和「无法容忍中断」的部分,然后用可保证的相对完整的时间去施行那些「无法容忍中断」的部分。这里我们可以把一件任务比作一个火腿三明治,火腿三明治有一个核心层,就是火腿片(它决定了这个三明治的命名),完成任务中这个部分的努力我称为「核心思考区间」。

事实上大多数任务都有一个至关重要、通常也是最棘手的部分,需要我们集中精力、非常专注地思考,以将其破解,一旦这个部分被搞定,那么整个任务就完成了大半,余下的就是一些支持性的、补完性的工作,我称为「支持性思考区间」和「操作性动作区间」。



我自己工作中有一个习惯,就是拿到一个任务后,势必要先去找那个任务的核心思考区间,而不是先去做那些周边的打扫性的工作。举个简单的例子,如果你现在要制作一个演讲课件,第一步会做什么?是先挑一个漂亮的主题模板吗?是马上去查找资料吗?我认为应该是设计该课件的架构。即在分析听众(知识水平、兴趣点等)的基础上,设计好内容的组成、占比、次序和展现方式。

思考这部分的过程就是该任务的「核心思考区间」,这时你甚至都不用坐在电脑前,你也许只需思考,非常专注的思考,用一张纸和一只笔,把你构思的东西写出来。等到这部分完成,你再去填充具体的内容比如查找案例、支撑性数据等(「支持性思考区间」),也可以中断一下,去做别的工作,就都无所谓了。之后,等你在为这个课件选择模板、寻找配图或者调整字体的时候(「操作性动作区间」),你并不大会介意被打断,因为你知道,这个任务在某种意义上,你已经完成了。



这就是多线程工作的秘诀。很多时候,你只是需要一个专注不受干扰的、能纯粹用于思考的的半小时或者一小时,把最核心的那块硬骨头搞定。



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